Share­Point & Staff­base effektiv nutzen: Fünf Faktoren für erfolg­reiche interne Kommu­ni­ka­tion

Die Stärken digi­taler Mitarbeiter­magazine liegen in ihrer Cross­me­dia­lität und Inter­ak­ti­vität. Wer sich für etablierte Systeme wie Share­Point oder Staff­base entscheidet, findet sich zunächst in Unmengen an Tools und Funk­tionen wieder. Doch auch im dich­testen Infor­ma­ti­ons­di­ckicht gibt es einen klaren Weg zum Ziel. Worauf Sie achten sollten, damit Mitar­bei­tende die Botschaften auch wirk­lich lesen und verin­ner­li­chen.

Wir Magaziniker lieben digi­tales Storytel­ling! Nicht ohne Grund haben wir unser eigenes Frame­work entwi­ckelt, in dem allerlei Sonder­for­mate ausge­spielt werden können – perfekt, um Leser:innen zu über­ra­schen und Geschichten packend zu erzählen!

Aber viele Storys laufen bei unseren Kunden in etablierten System. Dort werten wir die Platt­form mit maßge­schnei­derten Storytel­ling-Elementen auf. So haben wir beispiels­weise für einen Kunden das bestehende Share­Point um einen leben­digen, farben­frohen Story­be­reich erwei­tert. Bei einem anderen Projekt verknüpften wir die Mitar­bei­tenden-App Staff­base mit einem digi­talen Mitar­bei­ten­den­ma­gazin. Diese Lösungen ermög­li­chen unseren Kunden, ihre Kommu­ni­ka­tion zu verstärken, ohne bestehende Systeme komplett zu ersetzen.

Manchmal aber sieht der Auftrag unserer Kunden schlicht so aus:

Ihre Aufgabe:
Gute Kommu­ni­ka­tion
allein mit Bord­mit­teln
der vorhan­denen Soft­ware.

Unsere Erkenntnis: selbst wenn scheinbar nichts geht, geht immer­noch viel. Hier sind unsere fünf zentralen Erkennt­nisse aus den Projekten konzen­triert in fünf Tipps:

1 Erreich­bar­keit

Ihre Stories verdienen Aufmerk­sam­keit:
Machen Sie sie sichtbar!

Sie haben tolle Geschichten zu erzählen, aber errei­chen Sie damit auch viele Mitar­bei­tende? Selbst die fesselndste Head­line bleibt wirkungslos, wenn sie in den Tiefen Ihrer Platt­form unter­geht. Um Ihre Botschaft effektiv zu vermit­teln, müssen Ihre Stories dort sein, wo Ihre Leser*innen sind – und das ist in der Regel die Start­seite oder die Haupt­na­vi­ga­tion. Doch der Weg dahin kann heraus­for­dernd sein.

Eine Head­line, die niemand begegnet, wird auch niemand klicken.

Oft kämpfen verschie­dene Abtei­lungen um einen Platz in den oberen Ebenen Ihrer Platt­form. Hier ist stra­te­gi­sches Vorgehen gefragt: Iden­ti­fi­zieren Sie Ihre Verbün­deten, die den Wert Ihres Contents erkennen und Ihnen helfen können, dessen Bedeu­tung zu unter­strei­chen. Auch wenn es Tech­ni­kern zu trivial erscheint, ALLE Mitar­bei­tenden unge­fil­tert von Berech­ti­gungs­stufen und Stand­orten zu errei­chen, kann genau das ein wich­tiges Ziel sein. Leisten Sie Über­zeu­gungs­ar­beit bereits im Vorfeld. Zeigen Sie auf, wie Ihre Stories zur Errei­chung über­ge­ord­neter Unter­neh­mens­ziele beitragen können.

2 Wieder­keh­rende Formate

Menschen lieben Serien – das gilt auch in der internen Kommu­ni­ka­tion.

Wenn Ihre Stories im News­feed mit den tägli­chen Meldungen zur Betriebs­sport­gruppe und anste­hender Sicher­heits­un­ter­wei­sung heraus­ste­chen sollen, helfen eine klare, durch­ge­hende Bild­sprache sowie wieder­keh­rende Text­for­mate.

Die stärksten Storys im Feed?
Etwas Neues über etwas sicht­lich Bekanntes.

Lassen Sie sich dabei nicht von den Einschrän­kungen Ihrer Kommu­ni­ka­ti­ons­platt­form ausbremsen! Auch ohne spezi­elle Rubriken oder Seri­en­for­mate können Sie Ihre Stories hervor­heben: Nutzen Sie eine einheit­liche Farb­ge­bung für Ihre Arti­kel­bilder oder inte­grieren Sie visu­elle Elemente wie Badges oder Hash­tags. Im Text wiederum können Sie auf prägnante Marker in Ihren Über­schriften oder Teasern setzen, beispiels­weise „CHANGE-2025“, um die Zuge­hö­rig­keit zu einer Serie zu verdeut­li­chen.

3 Nicht jedes Feature ist auch ein gutes Feature

Mehr Farben, mehr Schriften, mehr Effekte – mehr Chaos?

Moderne Kommu­ni­ka­ti­ons­tools sind stolz auf ihre vielen einge­bauten Gestal­tungs-Möglich­keiten: Texte und Hinter­grund­ka­cheln in 16 Millionen Farben, 101 Schrift­arten oder auch digi­tales Feuer­werk und Konfetti-Regen stehen zur Auswahl.

Wenn alle Story heraus­knallen, wird das Knallen zum Rauschen

Doch Vorsicht: Nicht jedes Feature ist auch ein gutes Feature. Geben Sie Ihren Redakteur:innen präzise Vorgaben an die Hand – und bestimmen Sie, wer im Zweifel über seltene, gezielte Ausnahmen entscheiden darf. Gesteu­erte (!) Sonder­for­mate sind echte Hingu­cker – alles andere ein heil­loses Durch­ein­ander.

4 Qualität

Gut genug ist nicht gut genug.

Die schnelle News­mel­dung lebt von ihrer Aktua­lität – da verzeiht man schon mal einen Tipp­fehler oder ein unschönes Bild. Doch beim stra­te­gi­schen Storytel­ling gelten andere Regeln. Hier sind die Erwar­tungen höher, und zu Recht: Sie wollen Ihre Leser*innen nicht bloß infor­mieren, sondern fesseln!

Alles, was nicht zur Erzäh­lung beiträgt, kickt Lesende aus dem Erzähl­fluss raus.

Deshalb ist es Ihre Aufgabe die Ziel­gruppe davon zu über­zeugen, dass die Geschichte deren kost­bare Zeit wert ist. Setzen Sie auf klare, prägnante Botschaften. Struk­tu­rieren Sie Ihre Erzäh­lung so, dass sie mühelos zu verstehen ist. Wählen Sie Bilder und Grafiken, die nicht nur schmü­cken, sondern die Geschichte aktiv unter­stützen. Vermeiden Sie „einge­baute Hopplas“, kleine Fehler­chen oder Unge­reimt­heiten, die den Lese­fluss stören könnten. Qualität ist kein Zufall. Sie erfor­dert Planung, Sorg­falt und oft auch Zeit. Aber diese Inves­ti­tion lohnt sich.

5 Dran­bleiben

Storytel­ling ist Ausdau­er­sport.

Auch wenn der Artikel der Betriebs­sport­gruppe erst mal mehr Aufrufe bekommt – bleiben Sie dran: Storytel­ling ist kein Sprint, sondern ein Mara­thon. Sper­rige Lang­zeit-Themen brau­chen Zeit, um Wurzeln zu schlagen. Sie erfor­dern Ausdauer, Wieder­ho­lung und vor allem Regel­mä­ßig­keit. Eine Artikel-Serie beispiels­weise etabliert sich nicht über Nacht. Sie muss konstant gepflegt werden, um in den Köpfen Ihrer Ziel­gruppe einen festen Platz zu finden.

Wer nicht wirbt, stirbt. Das gilt auch für Storytel­ling-Kanäle selbst auf hoch­fre­quen­tierten Platt­formen.

Viel­leicht braucht es aber auch außer­halb flan­kie­rende Kanäle, die Ihrem Thema den nötigen Auftrieb verleihen: Social Media erwei­tert Ihre Reich­weite nach außen, während der klas­si­sche Aushang vor der Kantine Ihre internen Ziel­gruppen auf tradi­tio­nellem Weg erreicht. News­letter wiederum können, je nach Aufbau des Vertei­lers, sowohl intern als auch extern wirken. Jeder dieser Touch­points bietet die Chance, Ihre Geschichte zu verstärken und neue Ziel­gruppen zu errei­chen.


Mitar­bei­tende lang­fristig begeis­tern

Mit diesen Stra­te­gien können Sie die Stärken etablierter Platt­formen wie Staff­base oder Share­Point optimal nutzen und gleich­zeitig deren Grenzen über­winden. So infor­mieren Sie Ihre Mitar­bei­tenden nicht bloß, sondern können sie begeis­tern und lang­fristig binden.

Und wenn Sie noch mehr Cross­me­dia­lität und Krea­ti­vität in Ihre Kommu­ni­ka­tion einbringen möchten, stehen wir, die Magaziniker, Ihnen gerne zur Verfü­gung.

Claus Schöffel

Artikel bewerten:

1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne
Loading...