Stress­frei im Bällebad

Prozesse sind beim Corpo­rate Publi­shing nicht alles, aber ohne Prozesse geht nichts. Ein biss­chen Flexi­bi­lität in den Knien muss trotzdem sein.

Effi­zienz ist ein magi­sches Wort im Unter­neh­mens­uni­versum: besser, schneller – und kostet auch noch weniger! Für die nächste Maschi­nen­ge­ne­ra­tion ist das selbst­ver­ständ­lich. Effi­zi­ente Prozesse für die Zusam­men­ar­beit von Kollegen im Marke­ting sind aufgrund der Viel­zahl von Betei­ligten und Aufgaben eine hohe Kunst. Und wenn dann noch ein Dienst­leister mitspielt, wird die Sache oft zur Jonglage mit zu vielen Bällen – Stress im Bällebad vorpro­gram­miert: Unklare Work­flows führen zu endlosen Schleifen, in die sich auto­ma­tisch Fehler einschlei­chen. Die Verun­si­che­rung auf beiden Seiten wächst. Das Projekt wird zum Stun­den­grab, das jeden Budget­rahmen sprengt. Am Ende bleibt viel Frust und der Vertrau­ens­ver­lust.

Interne Abläufe erkennen und vermit­teln

Mit Trans­pa­renz von Anfang an muss das nicht sein: Gewährt man dem Dienst­leister einen ehrli­chen Einblick in die tatsäch­li­chen Abläufe – gerade dann, wenn interne Prozesse bekann­ter­maßen haken – ist die Grund­lage für mehr Ball­si­cher­heit gelegt. Denn ein schlanker Work­flow lässt sich nur einrichten, wenn allen Betei­ligten klar ist,

1. wie die Aufgaben verteilt sind,
2. wer wann welchen Stand sehen muss,
3. wer für welche Frei­gaben verant­wort­lich ist,
4. wie Feed­backs aussehen und
5. welche Erwar­tungen vorherr­schen.

Auf dieser Basis lässt sich ein realis­ti­sches Timing einrichten. Zuver­läs­sige Tools gewähr­leisten Trans­pa­renz auch im laufenden Prozess: „Wie weit ist dieser Anwen­der­be­richt?“, „Wann steht die Text­frei­gabe an?“, „Wann halte ich zum ersten Mal den Gesamt­stand in Händen – und wann erwartet die Agentur mein konso­li­diertes Feed­back?“

Realismus statt Dogma­tismus

Dass auch hier eine realis­ti­sche Einschät­zung des Alltags hilft, muss den Betei­ligten bewusst sein: Natür­lich kann der Dienst­leister – und die externen Gewerke, die er orga­ni­siert – nur dann Kapa­zi­täten bereit­stellen, wenn er eine mehr oder weniger klare Vorstel­lung hat, wann welche Arbeit ansteht. Genauso klar ist aber auch, dass es in der Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­tion manchmal tages­ak­tu­elle Aufgaben gibt, die nicht planbar sind, und der Ansprech­partner im Unter­nehmen sich nicht exklusiv um das Mitar­beiter- oder das Kunden­magazin kümmert. Offene Kommu­ni­ka­tion und etwas Flexi­bi­lität in den Knien auf beiden Seiten sorgen dafür, dass die Bälle trotzdem in der Luft bleiben.

Ziele errei­chen

Verbind­liche Meilen­steine, bei denen es noch etwas Luft gibt, sorgen für weniger Aufwand, weniger Fehler, weniger Stress und damit für größere Zufrie­den­heit auf allen Seiten. Denn nur so lassen sich die gesteckten Ziele konse­quent verfolgen und errei­chen – voraus­ge­setzt es gibt Ziele. Doch das ist ein anderes Thema …